Deducción de gastos extraordinarios en favor del personal

 

Nos referimos a la deducción de los gastos extraordinarios en favor del personal, cuando el desembolso en favor de los trabajadores, resulta adicional a la suma que perciben como remuneración mensual. Al respecto muchas empresas otorgan gratificaciones extraordinarias, bonificaciones extraordinarias o una participación adicional a los trabajadores en las utilidades de la empresa. En tal virtud, se trata de incentivos al personal por rendimiento, productividad, cese del vínculo laboral etc.

En tal sentido, exponemos a continuación como deducir las gratificaciones extraordinarias en favor de los trabajadores y de esta manera evitar contingencias tributarias con la Administración Tributaria 

1.- Documentación fehaciente

Cabe mencionar que la fehaciencia se ha convertido en el criterio que SUNAT ha utilizado para reparar la deducción de gastos en las empresas. De esta manera, si la empresa decidió otorgar una bonificación o beneficio remunerativo adicional al trabajador, debe sustentarse documentariamente. En dicho documento se deje constancia del aludido beneficio y se indican los motivos por los cuales será otorgado, como rendimiento, productividad, desempeño, entre otros.

Según el Informe N° 053-2012-SUNAT/4B0000, la Administración Tributaria precisa que ni la Ley del Impuesto a la Renta, ni su reglamento, han establecido cual debe ser el referido documento sustentatorio. Por tanto, se puede realizar dicho sustento, por ejemplo, con un acta de junta general de accionistas, acta de directorio, memorando dirigido a los trabajadores o correos electrónicos pertinentes. En general, podrán utilizar cualquier documento que permita verificar la decisión de la empresa de otorgar beneficios adicionales al trabajador o grupo de trabajadores.

2.-El importe extraordinario otorgado debe estar detallado en la boleta de pago del trabajador

Es importante que figure dicho concepto en la boleta de pago del trabajador beneficiado. Cabe señalar que para efectos laborales este importe no constituye remuneración al ser de carácter extraordinario. No obstante, para efectos tributarios, al no constituir condición de trabajo y no haberse excluido expresamente de los conceptos que forman parte de la renta de quinta categoría, se encuentra afecto al impuesto a la renta (IR) de quinta categoría.

3.- Cumplir con el principio de generalidad 

Esto constituye un requisito indispensable para que el gasto no sea observado por SUNAT. Es decir, la empresa debe demostrar que otorgó el beneficio a todos los trabajadores o grupo de trabajadores. Si en caso otorgó el importe extraordinario a un número reducido de trabajadores, es necesario que sustente con documentos los motivos por los cuales sólo aquellos fueron los únicos beneficiarios. Entre dichas razones objetivas pueden ser la antigüedad en el cargo o tratarse de un cargo de confianza. Así como zona geográfica, rendimiento, área específica dentro de la empresa, posición dentro del organigrama de la empresa, volumen de ventas, entre otros.

Al respecto, el Tribunal Fiscal en la Resolución N° 00881-10-2016 confirmó el reparo efectuado por SUNAT a los gastos por concepto de gratificaciones extraordinarias, toda vez que la empresa no acreditó que cumplió con el criterio de generalidad, al no haberse identificado claramente los cargos que desempeñaban tales trabajadores.

4.- El pago debe efectuarse dentro del plazo previsto para la presentación de la declaración jurada anual del IR.

El pago del importe extraordinario debe realizarse dentro del plazo establecido por el Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta para la presentación de la declaración correspondiente a dicho ejercicio. En caso se pague con posterioridad a dicha fecha de vencimiento el gasto será deducible en el ejercicio en el que se verifique el pago.

Resumen

• Es necesario que las gratificaciones, bonificaciones, participaciones extraordinarias, u otro concepto similar, para su deducción, se encuentren debidamente sustentadas en documentos emitidos por la empresa.
• El importe extraordinario otorgado debe estar detallado en la boleta de pago del trabajador
• Además, la empresa debe cumplir con el principio de generalidad. De ser el caso debe acreditar una razón objetiva de diferenciación
• Finalmente, para efectos de deducir el gasto en el ejercicio en el cual se devengó,  el pago debe efectuarse hasta la fecha de vencimiento de la presentación de la Declaración Jurada Anual del IR. 

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